Acompanhar a quantidade de dinheiro que entra e sai numa empresa é um importante indicador da saúde financeira do seu negócio e, por isso, é imprescindível saber como fazer fluxo de caixa. Por isso, temos aqui um passo a passo que vai auxiliar você nessa etapa e, no final do artigo, temos uma planilha de fluxo de caixa para você!
Apesar de muitos empreendedores acreditarem que a única coisa que importa é manter uma grande entrada de receita por meio de vendas, o foco mais relevante na gestão de uma organização é o seu fluxo de caixa. É a partir dele que se tem uma visão realista do negócio, afastando a impressão que tem dinheiro sobrando quando, na realidade, existem inúmeros gastos com pagamentos pendentes.
A entrada de capital é a força vital de qualquer organização. Ele pode ser proveniente de diversas fontes, como pagamentos de clientes, recebimento de empréstimos, créditos de um investidor ou juros de poupança ou de outras formas investimentos.
No entanto, as saídas também são fundamentais, pois ajudam na sobrevivência da empresa, como a reposição de estoque, compra de matérias-primas, pagamento de funcionários, entre outras despesas operacionais.
Dessa forma, vamos apresentar o que é o fluxo de caixa e dar dicas de como fazê-lo. Acompanhe!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é um instrumento de gestão financeira que realiza o controle detalhado de entradas e saídas em um determinado período de tempo. Para que essa movimentação seja eficiente, é preciso que todas as receitas e despesas sejam registradas — mesmo aquelas de menor valor.
Um fluxo de caixa positivo significa que sua empresa está funcionando sem problemas. Um saldo altamente positivo é ainda melhor e permitirá que você faça novos investimentos. Por outro lado, um saldo negativo demonstra mais recursos saindo do que entrando. Esse caso requer uma análise do problema e definição de ações corretivas nas estratégias de negócio.
Em organizações pequenas, com pouca movimentação financeira, é comum o uso de planilhas eletrônicas para fazer esse controle. Entretanto, conforme o negócio cresce, é importante investir em ferramentas mais completas, como os softwares do tipo ERP, para dar mais dinamismo para o seu fluxo de caixa.
Como fazer fluxo de caixa?
Ao desenvolver o fluxo de caixa é preciso levar em conta alguns elementos como o saldo inicial, os recebimentos e os pagamentos a serem realizados, bem como suas datas.
É importante que esse controle seja diário, pois quanto mais detalhista for, melhor será a qualidade e confiabilidade da gestão financeira do seu negócio. Por isso, vamos ajudar você com 5 dicas para fazer um fluxo de caixa mais eficiente. Acompanhe:
1) Controlar as entradas e saídas financeiras
O primeiro passo para criar o fluxo de caixa é fazer um levantamento do saldo inicial e de todos os recebimentos e pagamentos pendentes. Também é preciso ter uma definição das contas (caixinha, conta-corrente, poupança e afins) que a organização utiliza para realizar a entrada e saída do dinheiro.
É possível receber de um cliente em espécie e guardar no cofre da empresa ou ser pago por meio de um boleto e ter a quantia em conta-corrente, por exemplo — o importante é que essas informações sejam consideradas e registradas no fluxo de caixa.
O saldo inicial, o valor de cada transação e a sua data é algo crucial de qualquer fluxo de caixa, pois é a partir dessas informações que haverá alterações nos saldos das suas contas. Em seguida, fazendo o registro ao longo do tempo, é possível conferir o resultado financeiro e projetar o futuro do seu negócio.
2) Separar por categorias
Para conseguir fazer uma análise mais completa das receitas e despesas, é preciso organizar as movimentações por meio de categorias. Classificar as transações apenas como “entrada” e “saída” não permite visualizar por que alguns gastos foram feitos ou quais produtos ou serviços foram mais lucrativos, por exemplo.
Para despesas existem várias categorias comuns, como aluguel, internet, folha de pagamento, benefícios, impostos, manutenção de equipamentos, entre outras. Para as receitas, é importante classificar por produtos/serviços ou por clientes, de forma que seja possível saber os itens mais lucrativos, permitindo criar estratégias para potencializar as vendas.
3) Fazer projeções
O fluxo de caixa é uma ferramenta útil para ter uma visão do futuro do seu negócio. Se determinada conta precisa ser paga daqui a 30 dias, por exemplo, você precisa ter esse dinheiro, ou, pelo menos, a previsão de que receberá receita suficiente para honrar essa obrigação.
Dessa forma, é necessário ter um controle sobre o que se tem a receber e a pagar no futuro. Você deve inserir esses valores na planilha ou sistema, fazendo, assim, um fluxo de caixa projetado.
Dessa forma, é possível verificar possíveis distorções entre o tempo de recebimento de clientes e o de pagar os seus fornecedores. Colocar-se em uma situação na qual você tem mais contas a quitar do que valores a receber será perigoso para a manutenção da sua empresa.
4) Calcular o lucro regularmente
O lucro é calculado ao subtrair o total de gastos daquilo que se recebe. Para isso, é preciso levar em conta todas as despesas do seu negócio, mesmo aquelas que parecem insignificantes. É comum esses pequenos valores serem relevados, mas, ao longo de um mês, ou mesmo de um ano, acabam formando um grande montante de despesas não identificadas.
A apuração dos lucros deve ocorrer regularmente, verificando se os ganhos com serviços ou venda de produtos é maior do que a quantia que você está gastando. Caso seja verificado mais gastos do que receitas, isso mostra que o empreendimento está dando prejuízo.
5) Evitar erros
O principal erro cometido por empreendedores é deixar de fazer o controle diário do fluxo de caixa. Sem uma organização e atualização constante, é possível que determinadas transações sejam esquecidas ou deixadas de lado por ser de pequeno valor, o que torna o seu saldo impreciso.
Outro erro bastante comum é confundir venda com recebimento. Ao realizar uma venda, é natural querer classificá-la como receita no seu fluxo de caixa. Entretanto, ao efetivar uma venda parcelada, é preciso se atentar às datas que realmente ocorrerão os recebimentos, para que você não fique descoberto na hora de pagar determinada obrigação.
Dessa forma, o controle das entradas e saídas precisa ser visto como uma rotina operacional e um instrumento estratégico para tomada de decisão. Saber como fazer fluxo de caixa permite ter uma boa gestão financeira, contribuindo para que você possa implementar investimentos que promoverão o crescimento sustentável do seu negócio.
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